なぜ、独自の役員スケジュール管理システムが必要だったのでしょうか？

まず、基本的な個々の役員のスケジュール管理はもちろんですが、それぞれの社内事業への関わりにより、常に他部門の役員と予定を照らし合わせる必要があります。つまり、縦軸の管理だけでなく、横軸の管理が重要なのです。また、担当役員の役職が変更する度に秘書も一緒に動きますので、後任の秘書に担当役員がこれまで進めて来た社内・社外の仕事について適切に情報を継承する必要がありました。そのためには、私たちの膨大な知識と経験をデータ化し、データベースに蓄積することにより、いつでも素早く情報を引き出せるようにするシステムが欠かせません。このように、役員同士の複雑な予定管理と、役職変更による情報継承が必要であったため、独自の役員スケジュール管理システムの開発に至ったのです。

他システム会社が提供しているスケジュール管理ソフトも検討されたそうですが、いかがでしたか？

2社ほど検討しましたが、どちらも機能的には十分良いソフトでした。しかし、１点だけ、役員用のスケジュール管理において重要な要素が足りなかったのです。それは、スケジュール表の優れたアウトプット能力です。
通常、システムは担当秘書が操作するので、役員自身が直接画面からオペレーションをすることはありません。役員は、最終的に書類としてアウトプットされたスケジュール表を利用します。残念なことに他社のスケジュール管理ソフトではこのアウトプットのデザイン機能が弱く、使いやすくするためには、担当秘書が出力されたものをさらにExcelなどで加工する必要がありました。これでは、業務効率化になりませんので、独自のデザイン要望を満たすシステムを開発することとなったのです。

■役員スケジュール管理システムの概要

役員スケジュール管理システムを導入してどのように業務が変わりましたか？

非常に助かっています。いつどこに誰が行ったということも、正確に検索できますし、複数の役員の方のスケジュールを横に並べて、画面上で確認する事も出来ますので、他の役員の動きが一目で分かり便利です。以前は週に一度全体のスケジュールの共有をするだけでしたが、導入後は常に最新のスケジュールをリアルタイムで把握することが出来ます。
また、役員から、ある顧客に関して前回訪問時の詳しい情報が知りたいと言われた場合にも、今では全て画面で確認することが可能ですので、すばやいフォローが提供できるようになりました。

今後どの様に活用されていかれますか？

一番重要なことは、秘書業務の効率化を追求しながらも、役員へのサポートをしっかりと向上させるという点です。今回の件のように、役員も使いやすいシステムであることにより、秘書室としてサポートの質を高めて行くことが大切です。今後も役員スケジュール管理システムを活用し、業務の効率と役員の支援という、２つの大きなテーマを目標に進めて行きたいと思います。

株式会社大林組
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